江 苏 省 建 设 厅

  苏建函办（2008）174号

关于印发《江苏省建设系统电子公文交换系统

管理暂行办法》的通知

各市建设局（建委）、规划局、房产局、园林局、城管（市容）局、市政公用局、住房公积金中心、建工局，各有关单位：

    为加快全省建设系统电子政务建设，降低行政成本，提高行政管理效率，我厅组织开发了全省建设系统电子公文交换平台，实现全省建设系统各单位之间的公文交换和信息报送。2008年5月1日本系统正式启用后，省建设厅原则上不再向各市、县建设系统各单位发送纸质公文，也不接收各市、县管理机构上报的纸质公文。为规范电子公文交换行为，我厅制定了《江苏省建设系统电子公文交换系统管理暂行办法》，现印发给你们，请遵照执行。

附件一：《江苏省建设系统电子公文交换系统管理暂行办法》

附件二：《江苏省建设系统电子公文交换系统使用单位申请表》

二〇〇八年三月二十日

 抄送：省政府办公厅、建设部

附件1：

江苏省建设系统电子公文交换系统

管理暂行办法

第一章 总则

第一条  为提高全省建设系统各单位之间公文和信息传递效率，保证电子公文和信息传递安全、准确、及时和高效，根据国家和省电子公文交换管理有关规定，特制定本办法。

第二条  全省建设系统电子公文交换系统（以下简称本系统），是全省建设系统各单位、各部门和个人之间进行网上电子公文和信息交换的计算机应用平台。

第三条  本办法所称的电子公文，是指利用办公软件制作，可存储于磁带、磁盘、光盘、优盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并通过本系统进行交换的、具有规范格式的非涉密公务文件，包括公文的正文及与之相关的附件材料。

第四条  本办法所指电子公文交换，是指全省建设系统各单位之间通过本系统进行电子公文的发送和接收的过程。

第五条 全省建设系统电子公文和信息交换按照统一规划、分批纳入、不断完善的原则，逐步实行全省建设系统省、市、县各单位之间的电子公文和信息的交换。

第二章 电子公文交换范围

第六条 被纳入电子公文交换范围的单位，必须按照本办法要求，各类公文以电子文档的方式通过本系统进行交换。本系统正式启用后，省建设厅原则上不再向各市、县建设系统各单位发送纸质公文，也不接收各市、县管理机构上报的纸质公文。

第七条 因档案管理规定要求，需要立卷归档或其它需要纸质文件加盖实物印章，作为送达或办理结果凭据的公文，除按本办法发送其电子公文外，相应的纸质公文仍遵循现有方式发送。仅作阅知用途的公文，如各类会议通知、公告、明传电报、领导讲话、工作汇报、计划、总结、交流材料等公文，一律只以电子公文的方式接收和发送。

第八条  凡涉密的公文（秘密以上的）、私人信件等与工作无关的电子公文和信息，不得利用本系统进行交换。

第三章 电子公文制作和发送

第九条  各使用单位应指定专人，负责本单位公文的制作和分发。

第十条  各使用单位按照本单位办文规定形成纸质的正式公文后，由专人负责扫描，制作成PDF格式的电子文档，保持公文形式和内容与纸质公文一致、且不可更改的电子文档。

第十一条  电子公文的发送应当规范，发送时必须正确选择或填写公文的标题、主送、抄报、抄送、正文等内容，确保公文的规范、及时和安全。

第十二条  电子公文发送后，发送人应及时检查接收单位的收文情况，对未及时收文的，应通过短信、电话等方式予以提醒，确保收文单位及时接收。

第十三条 电子公文发送后，如发现发送的电子公文有错或不完整，发送人员就及时收回，对已收接公文的人员，必须通知到收接人员，收回已发送公文。

第十四条  在交换系统中完成发送电子公文操作的时间为电子公文的发送时间。

第四章 电子公文接收

第十五条  各使用单位应当指定专人，负责本单位电子公文的接收。

第十六条  各使用单位的公文接收人员应在每个工作日的上午、下午定时、及时接收电子公文。在收到发文单位通知后，收文单位应立即登录本系统查收电子公文。

第十七条  各使用单位接收电子公文后，应检查公文的完整性和有效性，检查无误后方可下载、打印，或转入单位内部的办公自动化系统处理公文。

第十八条  下载后的电子公文及其打印稿相当于纸质公文复印件，应及时做好签收、回复和登记等工作。

第十九条  收文单位首次进行电子公文的在线浏览、打印或下载的时间为电子公文的接收时间。

第二十条  电子公文接收失败或接收公文不完整时，收文单位应立即向发文单位提出申请，说明原因，请求重发。

第五章 电子信息交换

第二十一条 全省建设系统电子公文交换系统除提供电子公文交换功能外，提供建设公务邮件、内部讨论、个人办公事务、短信服务等功能，各使用单位和使用人员可利用本系统提供的功能，加强各使用单位和使用人员之间的信息交流和传递，提高办公效率。

第六章 安全保密

第二十二条 本系统的各使用单位应当根据本办法规定，结合本单位的实际情况，制订本单位公文交换管理办法，提高使用人员的安全防范意识。

第二十三条 本系统的使用人员在取得本系统的使用权，首次登录本系统或密码初始化后，应立即修改密码，并定期更换。使用人员的登录名和登录密码不得向他人泄露，因登录名和密码泄露，由此造成的后果由使用人员负责。

第二十四条 使用人员在本单位内工作岗位调动时，本单位管理员应及时调整权限；在本系统的使用单位之间调动的，原单位管理员应通知省建设信息中心予以调整工作单位，新工作单位管理员应及时调整其使用权限。调离建设系统使用单位的，由原单位管理员停止或删除用户使用本系统的权限。

第二十五条 各单位对用于电子公文收发的计算机应采取防病毒等安全措施，并严禁用于传输或处理任何涉及国家秘密或列入有关保密管理范围的信息。

第七章 应急处理

第二十六条  因本系统和网络出现故障，引起电子公文和信息无法在本系统上进行公文交换时，使用人员应及时通知省建设信息中心，省建设厅办公室和信息中心组织人员查明原因并排除故障。

第二十七条  如二十四小时内仍未排除故障，造成交换系统不能正常运行时，由省建设厅办公室提出解决办法，并通知各使用单位，保证公文与信息交换工作的正常进行。

第八章 管理机构

第二十八条 省建设厅办公室负责公文和信息交换管理工作，具体职责是：

（一）受理全省建设系统各使用单位的注册、名称变更、撤销等相关申请；

（二）制定电子公文和信息交换的工作规范及制度；

（三）指导、督促全省建设系统各使用单位和使用个人开展网上电子公文与信息交换；

（四）征询各使用单位和使用人员的意见和建议，协调解决各使用单位和使用人员在电子公文与信息交换中出现的问题，并提出处理意见；

（五）负责厅机关电子公文的制作、审核、发送与接收；

（六）负责接收的电子公文转入厅机关办公自动化系统。

第二十九条  省建设信息中心具体负责电子公文和信息交换系统的技术指导和维护，具体职责是：

（一）组织各使用单位的使用人员参加电子公文与信息交换系统的培训；

（二）提供电子公文与信息交换的软件平台和技术支持；

（三）负责交换系统的运行、维护和日常管理；

第三十条 各使用单位应指定相应部门和专人负责本单位公文管理工作，具体职责是：

（一）负责本单位公文传递的统一管理；

（二）负责本单位公文的接收和发送；

（三）负责本单位内设机构、使用人员及其使用人员的权限管理；

（四）指导本单位使用人员本系统的使用。

第九章 附则

第三十一条 各单位电子公文发送、接收和处理的内部管理规定，由各使用单位根据本办法和本单位的实际情况，自行制订并报省建设厅办公室和省建设信息中心备案。

第三十二条 电子公文的归档按照国家档案局颁发的《电子公文归档管理暂行办法》以及本单位档案部门的有关规定和要求执行。

第三十三条 本规定由江苏省建设厅负责解释。

第三十四条 本规定自发文之日起试行。

附件二：

江苏省建设系统电子公文交换系统使用单位申请表

填报人：               联系电话：                        

注：江苏省建设厅信息中心传真号：025-83249352。